AVISO La información contenida en esta entrada de blog la obtuve personalmente realizando el proceso de apostilla de un título de posgrado de la Universidad Duisburg-Essen. Esta información pretende ser un punto de partida para cualquier persona que desee hacer el proceso, sin embargo, después de escribir la entrada, el procedimiento puede cambiar. En consecuencia, es recomendable llamar a las oficinas de la Bezirksregierung Düsseldorf para estar completamente seguro del proceso.
Todo colombiano que haya realizado sus estudios de pregrado o posgrado en el extranjero debe realizar la convalidación de títulos. Este es el proceso de reconocimiento que el Ministerio de Educación Nacional efectúa sobre un título de educación superior otorgado por una institución legalmente autorizada en el país de origen. Este reconocimiento permite adquirir los mismos efectos académicos y legales en Colombia que tienen los títulos otorgados por las instituciones de educación superior colombianas.
Toda la información para llevar a cabo este proceso se encuentra en esta página del Ministerio de Educación.
Una lista de chequeo de documentos de convalidaciones se encuentra en este link.
En los requisitos generales, los puntos 3 y 4 relacionados con la apostilla dicen:
3
Diploma del título que se presenta para convalidación, con sello de apostilla o legalización por vía diplomática según corresponda a la normativa del país emisor del título y su traducción oficial cuando el título o diploma se encuentre en idioma distinto al castellano en los términos del artículo 251 de la Ley 1564 de 2012. La traducción no requiere apostilla o legalización por vía diplomática.
4
Certificado de asignaturas en los términos establecidos en el numeral 6 del artículo 2 de la Resolución 010687 del 9 de octubre de 2019. El mencionado documento debe contar con sello de apostilla o legalización por vía diplomática y su traducción oficial cuando el certificado se encuentre en idioma distinto al castellano en los términos del artículo 251 de la Ley 1564 de 2012. La traducción no requiere apostilla o legalización por vía diplomática. Para los programas de Doctorado, que no cuenten con certificado de asignaturas, se debe radicar en su lugar, un certificado de las actividades de investigación realizadas durante el proceso de formación, emitido por la institución que otorga el título. El mencionado documento debe contar con sello de apostilla o legalización por vía diplomática y su traducción en los términos del artículo 251 de la Ley 1564 de 2012. La traducción no requiere apostilla o legalización por vía diplomática.
De todo el proceso de convalidación, estos son los dos únicos puntos que se deben realizar en el país donde se desarrollo el respectivo estudio. Para la Universidad Duisburg-Essen, el proceso de apostilla o legalización por vía diplomática se debe realizar en la Bezirksregierung Düsseldorf que se encuentra en la dirección Am Bonneshof 35, Düsseldorf.
Para realizar la apostilla, la persona debe tener tanto el diploma del título como el certificado de asignaturas debidamente firmado. En general, el diploma siempre está firmado, pero el certificado no. Es importante hacerlo firmar por el director de programa o por alguien acreditado en la Universidad que tenga la autoridad correspondiente. La firma debe llevar el sello de la Universidad y debe estar acompañada del nombre en letra legible de la persona que firmó. Antes de dirigirse a la oficina de apostilla es recomendable enviar un correo electrónico describiendo la situación, añadir los links del programa, los correos de los responsables del programa y escanear ambos documentos firmados (certificado y diploma) para que ellos se comuniquen con la Universidad y confirmen que las firmas son válidas. Adicional es bueno incluir la página principal del pasaporte escaneada. Esto se debe hacer para no tener que ir dos veces a la oficina de apostillas.
Cuando yo hice el proceso, Frau Hermen (michaela.hermen@brd.nrw.de) y Herr Sonnenschein (dirk.sonnenschein@brd.nrw.de) eran los encargados del proceso. El correo se puede dirigir a cualquiera de los dos.
Con los documentos listos y las firmas validadas, se puede dirigir a la oficina de apostillas. Los horarios de atención son
El costo de la apostilla por cada documento es de 15€ (30€ en total) y todo el procedimiento se realiza inmediatamente.
Toda la información oficial del proceso se encuentra aquí.
Finalmente, si el proceso va a ser hecho por un tercero se debe añadir una carta de autorización. Es recomendable que el tercero sea mencionado en el email que se envía con los documentos firmados. Se debe adjuntar al email la página principal del pasaporte del tercero además de la carta de autorización. El tercero debe llevar el pasaporte y la carta de autorización en el momento de realizar la diligencia. La carta puede ser firmada y escaneada. No es necesario enviar la carta original desde le país de origen. Una plantilla de la carta de autorización puede ser encontrada en este link.
No sobra decir que toda comunicación oral o escrita para realizar este proceso debe ser en idioma alemán.